Tamashi Trainingen kent een algemene regeling, die beschrijft hoe Tamashi Trainingen met klachten omgaat. Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld.

Indien er een probleem is dan kan de student dat melden bij de Tamashi Trainingen met inkleding van redenen. Redenen betreffen de organisatie, examens, studenten of docenten. Een melding heeft als doel de goede orde binnen Tamashi Trainingen te handhaven. Bij een melding wordt er geen antwoord of reactie terugverwacht. De melding kan gedaan worden via This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Tamashi Trainingen erkent dat cliënten, studenten, assistenten, docenten klachten kunnen hebben tegenover elk van de betrokken partijen. Tamashi Trainingen biedt een procedure aan waarbij deze klachten worden erkend en er aanbevelingen kunnen worden gedaan aan de betrokken partijen. 

Een klacht die bij Tamashi Trainingen ingediend wordt, heeft als kenmerk dat beide partijen de intentie hebben om een oplossing te vinden voor het conflict. De betrokken partijen trachten vriendelijk met elkaar te communiceren, zonder andere individuen of groepen hierbij te betrekken. Indien de klacht een docent of student betreft zullen beide partijen benaderen worden met het verzoek om tot een oplossing te komen die voor beiden acceptabel is.

Recht te doen aan de individuele klager. Het herstellen van de vertrouwensrelatie tussen Tamashi Trainingen en de student

De klachtencommissie bestaat uit twee leden die niet gelieerd zijn aan de opleiding. Bij een klacht die niet door Tamashi Trainingen opgelost kan worden, zal een lid aangesteld worden. Deze persoon is aanspreekpunt, adviseert, bemiddelt, maakt verslag en definieert eindconclusies. Het commissielid is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die in functie worden besproken en neemt de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De leden zijn de heer F. Smit en mevrouw M. van Wettum.

6.1 Indienen van een klacht
De klacht dient schriftelijk ( niet per e-mail) te worden ingediend bij de directie van Tamashi Trainingen t.a.v. de klachtencommissie, Klein Brabant 81, 5262 RN, Vught.

6.1.a Inhoud klacht
De klacht is ondertekend en bevat:

• De naam en adres van de indiener;
• Een omschrijving van de handeling of besluit van Tamashi Trainingen als orgaan of een medewerker van het opleidingsinstituut, dan wel handeling van een medestudent waartegen de indiener zicht richt;
• De gronden waarop de klacht rust;
• Ingeval de indiener van de klacht namens een ander handelt; een schriftelijke volmacht.

6.2 Bevestiging ontvangst
De ontvangst van een eventuele klacht wordt door Tamashi Trainingen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken (10 werkdagen) aan de klager bevestigd. Zij stelt de indiener van de klacht ervan in kennis als gegevens in de klacht ontbreken en nodigt hem of haar uit deze binnen twee weken alsnog te verstrekken. In geval de indiener van de klacht niet binnen die termijn de gegevens verstrekt, wordt de klacht op die grond kennelijk niet-ontvankelijk verklaard.

6.3 Behandeling klacht
6.1 Wederhoor: aan degenen op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, de beklaagde, wordt een afschrift van de klacht alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden binnen twee weken (10 werkdagen). Een schriftelijke reactie wordt gevraagd.
6.2. Initiële mediatie: in eerste instantie bemiddelt Tamashi Trainingen tussen beide partijen om tot een oplossing van het geschil te komen door mondeling overleg. Is de klager na dit mondeling overleg tevreden, dan wordt de klacht als afgehandeld beschouwd. Dit mondeling overleg vindt uiterlijk binnen vier weken (20 werkdagen) plaats na ontvangst van de klacht. Een verslag hiervan wordt opgemaakt en verzonden aan beide partijen.
6.4 Schriftelijke mediatie: Is de klager ontevreden dan wordt de klachtencommissie ingeschakeld die verder onderzoek doet waarbij de partijen opnieuw gehoord worden en de klacht geëvalueerd wordt zonder enige partij te contesteren. Van het onderzoek wordt een verslag gemaakt.
6.5 Conclusies: de klager wordt door de klachtencommissie schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek alsmede van de conclusies en eventuele maatregelen die daaraan worden verbonden. De uitspraak daarover is bindend voor beide partijen. De eventuele consequenties voor Tamashi Trainingen worden binnen 2 weken opgelost. De termijn voor de schriftelijke afhandeling van een klacht bedraagt zes weken (30 werkdagen) na ontvangst van de klacht.
6.6 De in de procedure genoemde termijnen kunnen verlengd worden indien het proces meer tijd vereist of in verband met vakantie of ziekte van de betrokkenen of de commissieleden. De betrokkenen worden hiervan tijdig op de hoogte gesteld binnen de lopende eerste termijn van 30 werkdagen.

Voordat een klacht in behandeling wordt genomen dient klager zijn klacht – in beginsel – eerst kenbaar te maken aan degene die de feitelijke gedraging heeft verricht waarover wordt geklaagd. Ligt een klacht erg gevoelig of is een gesprek met de betrokkene weinig zinvol, dan kan van het bepaalde in de vorige volzin worden afgezien. Klachten worden niet in behandeling genomen als zij betrekking hebben op een gedraging:
a. waarover al eerder is geklaagd en die klacht is behandeld;
b. die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.

Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift in kennis gesteld.

8.1 Indien een (gast)docent of werknemer van Tamashi Trainingen een klacht heeft over een student, dan zal, na overleg met de klachtencommissie, een mondeling overleg met de betrokkene(n) plaats vinden.

8.2 Leidt dit niet tot een oplossing of verbetering, of doet zich herhaling voor, dan zal de klachtencommissie de student hiervan, binnen één week, schriftelijk en aangetekend op de hoogte brengen. In deze schriftelijke benadering, zal de klachtencommissie de klacht nogmaals duidelijk maken aan de student, met het verzoek, om schriftelijk een voorstel te doen dat tot een oplossing zal leiden. Dit voorstel zal door de klachtencommissie en de directie van Tamashi Trainingen beoordeeld worden. De student zal hier binnen twee weken schriftelijk bericht van ontvangen.

8.3 Is de klachtencommissie tevreden, dan wordt de klacht als afgehandeld beschouwd. Is deze niet tevreden, dan zal ze de student verzoeken, wederom schriftelijk en aangetekend, binnen twee weken nogmaals een oplossing aan te dragen. Is de klachtencommissie tevreden, dan wordt de klacht als afgehandeld beschouwd.

8.4 Leidt zulks niet tot het gewenste resultaat, dan heeft de klachtencommissie in overleg met de directie van Tamashi Trainingen het recht, deelnemer te weigeren voor de duur van de opleiding of uit te sluiten voor scholingen in de toekomst.

9.1 Na afsluiting van de procedure worden de stukken betreffende de klacht op een zodanige   wijze gearchiveerd door Tamashi Trainingen dat de privacy van betrokkenen is gewaarborgd.

9.2 De wijze waarop de klachtgegevens worden bewaard voldoet aan de eisen van de Wet bescherming Persoonsgegevens; de stukken worden gedurende zeven jaar bewaard.

9.3 Informatie over een klachtgesprek of klachtenprocedure wordt niet opgenomen in een studenten dossier.